تعیین وقت مذاکره: هیچ‌وقت بدون اطلاع و آمادگی قبلی با کسی مذاکره نکنید و هیچ کسی را نیز در چنین موقعیتی قرار ندهید. *
تعیین افراد مذاکره‌کننده: قبل از مذاکره بدانید که با چه کسانی و با چه سمتی مذاکره دارید تا شما نیز بتوانید پیش‌بینی‌های لازم، برای
همراهی همکاران لازم برای مذاکره را داشته باشید.
تاییدیه زمان ملاقات:
حداقل 48 یا 24 ساعت قبل از شروع مذاکره، مجددا برای برگزاری مذاکره تاییدیه بگیرید.
زمان حضور در قرار ملاقات: بهتر آن است که حدود ۱۰ دقیقه قبل از شروع مذاکره، در محل مذاکره حضور پیدا کنیم. اگر خیلی زود به
محل قرار رسیدیم، بهتر آن است که در محلی که دیده نشویم، وقت‌گذرانی کنیم.
همراه داشتن برخی لوازم ضروری: یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای برخی لوازم ضروری را همیشه همراه خود دارد تا در صورت وقوع اتفاقات
پیش‌بینی نشده، بتواند با آن مقابله کند.
رعایت تناسب در پوشش: نوع پوشش با توجه به نوع مخاطب تعیین می‌شود، البته کلیاتی وجود دارد که در مورد همه محیط‌ها
صادق است که به شرح زیر است:
۱ – نوع پوشش باید رسمی باشد.
۲ – در مذاکرات مختلف از رنگ‌های مختلف استفاده کنید. هیچ‌وقت چند جلسه مذاکره را با یک رنگ ثابت برگزار نکنید.
۳ – در ملاقات با شرکت‌های دولتی، مراقب استفاده از پوشش‌های مخصوص کشورهای خارجی همانند کراوات یا پیراهن آستین‌کوتاه
باشید، این مطلب را به یاد داشته باشید که همیشه فرهنگ و عرف مقدم بر استاندارد است.
۴ – هنگامی که مثلا وظیفه فروش به یک قشر آسیب‌پذیر جامعه را بر عهده دارید، از پوشیدن لباس‌های گرا‌ن‌قیمت که شبهه اعمال
پرستیژ یا فخرفروشی را داشته باشد، خودداری کنید.
۵ – در هر نوع مذاکراتی، استفاده از لباس‌های اسپرت نظیر شلوار لی، تی‌شرت، کفش‌های ورزشی و … فاجعه است!
۶ – استفاده از خودکار و همراه داشتن یک دفترچه یادداشت کوچک.
۷ – اتومبیل؛ نوع اتومبیل نیز ارتباط کامل با هدف جلسه دارد که باید به آن توجه شود.
نحوه ورود به اتاق: اگر با کسی از قبل قرار ملاقات دارید و نوبت داخل شدن شما فرا رسیده است، با ضربه زدن به در وارد اتاق شوید و
به باز و بسته بودن در دقت نکنید.
مکان استقرار مذاکره کننده:
مکان مناسب در اتاق نشستن در اتاق باید رو به روی طرف مقابل، با رعایت فاصله رسمی باشد. یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای نه
بالاتر قرار می‌گیرد نه پایین‌تر و از نشستن در جایی که موقعیت وی را پایین می‌آورد خودداری می‌کند.
نحوه دست دادن: دست دادن صحیح یکی از مهم‌ترین روش‌های ایجاد ارتباط اولیه با طرف مقابل است. دست دادن نباید نه شل
باشد که حاکی از بی‌علاقگی و بی‌ارادگی است و نباید آنقدر محکم و سفت باشد که ایجاد درد کند.
