اگر از رایانه رومیزی یا لپ‌تاپ در محیط کار خود استفاده می‌کنید ممکن است بخواهید ایمیل‌های شخصی خود را چک کنید، فایل‌های خصوصی را در گوگل درایو (محل ذخیره اطلاعات) نگهداری کنید و جست‌وجوهایی را انجام دهید که اساسا ممکن است ربطی به کار شما نداشته باشد. شاید بهتر باشد در رایانه‌ای که کارفرما در اختیارتان گذاشته این کارها را انجام ندهید.

کارفرماها می‌توانند نرم‌افزارهایی را نصب کنند تا آنچه را که با لپ‌تاپ یا رایانه محل کار انجام می‌دهید، رصد کنند. در محل‌های کاری که بیشتر تحت نظارت هستند این نرم‌افزار می‌تواند شامل «کی لاگرها»یی (keyloggers) باشد که می‌توانند هر آنچه را که تایپ می‌کنید رویت کند یا ابزارهای «اسکرین شات» که آنچه را انجام می‌دهید، ردگیری می‌کنند. نوع نرم افزارهای امنیتی و نظارتی نصب‌شده روی رایانه شرکت شما اغلب بر اساس دو عامل تعیین می‌شود: شرکت شما چقدر بزرگ است (و چه منابعی برای اختصاص به این موضوع در اختیار دارد) و شما در پستی که در اختیار دارید با چه اطلاعاتی سروکار دارید.

اگر با موضوع های حساسی سروکار دارید همچون اسناد مربوط به سلامت، داده‌های مالی یا تماس‌های دولتی، مطمئن باشید که کارفرمایتان به‌دقت اقدامات شما را تحت‌نظر دارد.

حتی اگر همه فعالیت‌های شما زیر نظر هم نباشد، بهتر است چنین تصور شود که رایانه شما رصد می‌شود و با توجه به این مساله اقدام کنید.

فایل‌های شخصی را در لپ‌تاپ یا تلفن خود ذخیره نکنید

اگر یک روز از محل کارتان اخراج شوید، رایانه یا لپ‌تاپ شرکت اولین چیزی است که از شما گرفته می‌شود و ممکن است در دعاوی حقوقی هر فایلی مورد استناد قرار گیرد.

به‌گفته کارشناسان، حتی اگر احساس کنید که از امنیت شغلی برخوردار هستید ممکن است بسته به اینکه شرکت شما از چه ابزار امنیتی‌ای استفاده می‌کند، امنیت اطلاعاتی نداشته باشید. اگر یک بدافزار رایانه شما را ویروسی کند اقدامات امنیتی مورد استفاده برای رهایی از آن ممکن است فایل‌های شخصی شما را افشا کند.

از ابزارهایی مانند «گوگل داک» و «اسلک» استفاده نکنید

گوگل داک یک برنامه رایگان مبتنی بر وب است که می‌توان در آن به‌طور آنلاین اسناد و صفحات گسترده را ایجاد، ویرایش و ذخیره کرد. شما می‌توانید در هر جایی که هستید از طریق یک کامپیوتر که به اینترنت متصل است، به این اسناد دسترسی پیدا کنید.

اسلک یک چت روم برای کل شرکت است. اسلک تیم کاری، به چند کانال کوچک تقسیم می‌شود تا اعضای گروه با هم در آن‌ها حرف بزنند و مسایل و علایق‌شان را در میان بگذارند.

شاید فکر کنید که با توجه به آنلاین بودن و نیاز نداشتن به نصب نرم‌افزار بر روی رایانه، ابزار «جی سوییت» که شامل خدماتی مانند جی‌میل، گوگل‌داک‌ها و شیت‌ها (Sheets) است یک نرم‌افزار برای بهره‌وری شخصی بیشتر است. اما بنیاد آزادی مطبوعات به دلایل چندی عنوان می‌کند که نباید برای ذخیره‌کردن اطلاعات محرمانه از حساب کاربری ایجادشده توسط یک شرکت استفاده کرد.

کاربران «جی سوییت اینترپرایز» می‌توانند برخی از عبارت‌های خاص را در ایمیل‌ها و اسناد کارکنان خود جستجو کنند؛ درست همان طوری که شما قادر به انجام این کار هستید. کارفرماها می‌توانند ممیزی‌هایی را ایجاد کنند که به هرگونه رفتار مشکوک توجه کنند و اسنادی را برای ذخیره اطلاعات ایجاد کنند.

در رابطه با ابزارهای چت از جمله اسلک نیز، مدیرهای سیستم یا ادمین‌ها به پیام‌های شخصی دسترسی دارند و اسلک پیام‌هایی را در سرورهای خود ذخیره می‌کند.

از عضو شدن در اپلیکیشن‌های پیام رسان شخصی دیگر همچون Apple Messages و  Google Hangouts اجتناب کنید. کارفرمای شما نه‌تنها می تواند به چنین پیام‌هایی دسترسی داشته باشد، شما هم می‌توانید خود را در شرایطی قرار دهید که ممکن است باعث شرمندگی‌تان شود؛ مثلا اوقاتی که یک پیام خصوصی را در حال اشتراک‌گذاری ویدیویی از صفحه نمایش دریافت می‌کنید.

فرض کنید که ترافیک اینترنت شما رصد می‌شود

کارفرمای شما مطمئنا ترافیک اینترنت (حجم آپلود و دانلود) شما را تحت‌نظر دارد. اگر کار خود را طبق روال انجام نمی‌دهید  تعجب نکنید که رییس شما اطلاعاتی را درباره مدت زمانی که سرگرم فیس‌بوک بوده‌اید گردآوری کرده باشد.

اگر فکر می‌کنید که از وی‌پی‌ان استفاده می‌کنید تا آنچه را که انجام می‌دهید، مخفی کنید بد نیست در این تفکر خود تجدیدنظر کنید.

حتی اگر رییس شما چندان به عادات جست‌وجوی شما در موتورهای جست‌وجو اهمیتی نمی دهد بهتر است از هرگونه فعالیت شخصی در رایانه محل کار خود اجتناب کنید. اما نیاز نیست از همه چیز ترس بیمارگونه داشته باشید؛ مثلا می‌توانید قبوض خود را پرداخت کنید.

مراقب رایانه خود در اماکن عمومی باشید

می‌توانید از رایانه محل کار خود به‌اندازه رایانه شخصی خود مراقبت کنید یعنی در مکانی که وای‌فای روشن است امن بمانید. استفاده از وی‌پی‌ان مخصوص وای‌فای پیشنهاد کارشناسان امنیت رایانه است.

چطور از آنچه که در رایانه شما رخ می‌دهد مطلع شوید

وقتی از تجهیزات کارفرمای خود استفاده می‌کنید، بد نیست این نکته را نیز به خاطر داشته باشید که شما حق داشتن حریم خصوصی را ندارید اما معنی‌اش آن نیست که کارفرمای شما هم نباید شفاف درباره سازوکارهای نظارتی و چگونگی آن توضیح دهد. هندبوک رایانه بهترین جایی است که می‌توان از وجود نرم‌افزارها مطلع شد. اگر هندبوک رایانه شما فاقد جزییات نرم‌افزارها است و شما همچنان کنجکاو هستید که دستگاه شما چه نرم‌افزارهای نظارتی دارد، این اطلاعات معمولا راحت به دست می‌آید. ممکن است این نرم‌افزارهایی بر روی تسک‌بار (یا نوار ابزار) نباشد اما بسیاری از آنها در برنامه‌های «افزودن  و حذف‌کردن» قرار دارند. یک جست‌وجوی سریع قابلیت‌های نرم افزاری نظارتی را فاش می‌کند.

بیشتر کارفرماها یک نرم‌افزار اسکرین شیرینگ همچون وی‌ان‌سی (VNC ) و  تیم ویوئر (TeamViewer) نصب می‌کنند که دسترسی به رایانه شما را از راه دور امکان‌پذیر می‌کند.

مهم این است که از گفتن و انجام‌دادن آنچه که دوست ندارید رییس‌تان رویت کند، در رایانه محل کار خود اجتناب کنید. شاید گاه و بی‌گاه بد نباشد قبوض خود را بپردازید یا  برای لیگ فوتبال سازمان خود گروه ایجاد کنید اما از کارهای شخصی و غیرحرفه‌ای بپرهیزید.